Aanvragen evenementenvergunning

U kunt online de Evenementenvergunning aanvragen, inclusief de nodige andere vergunningen, ontheffingen of meldingen. De bijlagen die nodig zijn voor een aanvraag kunt u ook digitaal versturen. Organiseert u voor het eerst een evenement in Best, kom dan eerst praten en mail naar vergunningen@gembest.nl voor een intakegesprek.

Wat heeft u vooraf nodig?

Wanneer u zich goed voorbereidt, kan het schelen in de tijd die nodig is om het formulier in te vullen. Hieronder leest u wat nodig is voor het aanvragen van een vergunning voor een evenement met een laag risico.

• Een geldige DigiD login voor particulieren of eHerkenning login voor organisaties. Invullen zonder login is mogelijk
• Gegevens van de invuller en van minstens één contactpersoon voor het evenement (kan dezelfde persoon zijn)
• Volledige en juiste informatie over het evenement. Denk aan een omschrijving, data en tijd, opbouw/afbouw, locatie, verwacht aantal bezoekers, drankverstrekking, objecten, faciliteiten en meer
• De namen van organisaties voor beveiliging en EHBO (als dit van toepassing is)

De volgende documenten zijn nodig om uw aanvraag goed te kunnen behandelen. Voor een snelle afhandeling moet u deze zo snel mogelijk aanleveren, het liefst bij de aanvraag.

• Draaiboek met veiligheidsparagraaf (PDF, 221.4 kB)
• Situatietekening (schaal 1:500 of 1:200 incl. de te plaatsen objecten). Indien nodig kunt u een tekening en/of luchtfoto van de locatie bij ons opvragen. Stuur dan een mail naar vergunningen@gembest.nl. Vermeld daarin een postadres
• Plattegrond voor gebruiksmelding brandveilig gebruik (wanneer u een tent plaatst die bestemd is voor meer dan 150 personen)
• Routekaart (wanneer u een evenement organiseert waarbij deelnemers een route over de weg volgen bent u verplicht een routekaart aan te leveren)
• Keuringsbewijzen, certificaten, tentboek van bouwsels, tenten, attracties (als dit van toepassing is)
• Verklaring Sociale Hygiëne en kopie identiteitsbewijs per leidinggevende (als dit van toepassing is)

Let op! Inwoners en ondernemers in Hoge Akker, Speelheide en De Leeuwerik kunnen te maken krijgen met andere regels uit de APV, omdat in dit gebied een omgevingsplan geldt. Bekijk de uitgebreide informatie over de regels uit het Omgevingsplan Hoge Akker, Speelheide en De Leeuwerik.

Invullen van het formulier duurt 15 tot 30 minuten. Bij het invullen van het online aanvraagformulier verloopt de sessie na 15 minuten van inactiviteit. U kunt uw ingevulde gegevens opslaan en later verder gaan. Het advies is om eerst alle nodige informatie te verzamelen. Komt u er niet uit? Neem dan telefonisch contact op via 14 0499. Dan helpen we u persoonlijk.

Direct online regelen (naar het aanvraagformulier)

Vult u liever een pdf-formulier in? Dan kunt u dit hieronder downloaden. Stuur het ingevulde formulier en de bijlagen naar info@gemeentebest.nl. Staat er vertrouwelijke informatie in het formulier of stuurt u grote bestanden mee? Maak dan gebruik van Cryptshare via https://bestand.gemeentebest.nl.

• Download het aanvraagformulier evenementenvergunning (PDF, 331.3 kB)

Beslistermijn

De aanvraagtermijn voor evenementen met een laag risico is 12 weken. Dien uw aanvraag op tijd in. Zo zorgt u dat we deze op tijd in behandeling kunnen nemen. Wijkt u af van de 12 weken, dan is er te weinig tijd voor de behandeling en het bieden van rechtsbescherming. 

Prijs

Kosten per soort vergunning/heffing

Type vergunning/ heffing	Prijs
Evenementenvergunning laag risico	€ 131,70
Artikel 35 ontheffing	€ 129,30
Ontheffing van de Zondagswet	€ 32,-

Materialen lenen bij de gemeentewerf

Als u een evenement organiseert in de openbare ruimte, kunt u drang- of afzethekken lenen bij de gemeentewerf. Ook kan de gemeente voor het evenement grote objecten (zoals bloembakken) in de openbare ruimte verplaatsen. Informatie over het aanvragen en de kosten hiervan vindt u op de pagina Materialen lenen bij de gemeentewerf.

Verkeersregelaars

Wilt u verkeersregelaars inzetten bij uw evenement? Lees dan het infoblad Verkeersregelaars bij evenementen. (PDF, 124.9 kB) Hierin staat wanneer verkeersregelaars nodig zijn, wat er in een verkeersplan moet staan, enzovoort.

Stroom, water, e.d.

Voorzieningen zoals stroom, water, afvoer voor toilet enzovoort moet u in principe zelf regelen. Als u echt gemeentelijke voorzieningen wilt gebruiken, dan moet u dit in de aanvraag aangeven.

Vragen?

• Stuur een e-mail naar vergunningen@gembest.nl of bel naar telefoonnummer 14 0499.
• U kunt ook een afspraak maken met een van de medewerkers via vergunningen@gembest.nl. Graag in de e-mail uw naam, telefoonnummer, aard/locatie en datum evenement vermelden.

Veilig e-mailen

Om veilig vertrouwelijke informatie of grote bestanden te kunnen delen, gebruiken we Cryptshare. Wilt u vertrouwelijke informatie of grote bestanden met ons delen? Maak dan gebruik van https://bestand.gemeentebest.nl.