Aanvragen evenementenvergunning

U kunt online de Evenementenvergunning aanvragen, inclusief de nodige andere vergunningen, ontheffingen of meldingen. De bijlagen die nodig zijn voor een aanvraag kunt u ook digitaal versturen. Organiseert u voor het eerst een evenement in Best, kom dan eerst praten en mail naar vergunningen@gembest.nl voor een intakegesprek.

Wat heeft u vooraf nodig?

Wanneer u zich goed voorbereidt, kan het schelen in de tijd die nodig is om het formulier in te vullen. Hieronder leest u wat nodig is voor het aanvragen van een vergunning voor een evenement met een hoog risico.

• Een geldige DigiD login voor particulieren of eHerkenning login voor organisaties. Invullen zonder login is mogelijk
• Gegevens van de invuller en van minstens één contactpersoon voor het evenement (kan dezelfde persoon zijn)
• Volledige en juiste informatie over het evenement. Denk aan een omschrijving, data en tijd, opbouw/afbouw, locatie, verwacht aantal bezoekers, drankverstrekking, objecten, faciliteiten en meer
• De namen van organisaties voor beveiliging en EHBO (als dit van toepassing is)

De volgende documenten zijn nodig om uw aanvraag goed te kunnen behandelen. Voor een snelle afhandeling moet u deze zo snel mogelijk aanleveren, het liefst bij de aanvraag.

• Situatieschets met noordpijl van de locatie
• Situatietekening (schaal 1:200 incl. de te plaatsen objecten)
• Plattegrond t.b.v. gebruiksmelding brandveilig gebruik (wanneer u een tent plaatst die bestemd is voor meer dan 150 personen)
• Veiligheidsplan
• Verkeersplan incl. verkeerstekening
• Routekaart (wanneer u een evenement organiseert waarbij deelnemers een route over de weg volgen bent u verplicht een routekaart aan te leveren)
• Beveiligingsplan
• Medisch plan
• Constructieberekening/tekening podiums e.d.
• Keuringsbewijzen, certificaten, tentboek van bouwsels, tenten, attracties
• Verklaring Sociale Hygiëne en kopie identiteitsbewijs per leidinggevende (als dit van toepassing is)
• Geluidsplan

Invullen van het formulier duurt 15 tot 30 minuten. Bij het invullen van het online aanvraagformulier verloopt de sessie na 15 minuten van inactiviteit. U kunt uw ingevulde gegevens opslaan en later verder gaan. Het advies is om eerst alle nodige informatie te verzamelen. Komt u er niet uit? Neem dan telefonisch contact op via 14 0499. Dan helpen we u persoonlijk.

Direct online regelen (naar het aanvraagformulier)

Vult u liever een pdf-formulier in? Dan kunt u dit hieronder downloaden. Stuur het ingevulde formulier en de bijlagen naar info@gemeentebest.nl. Staat er vertrouwelijke informatie in het formulier of stuurt u grote bestanden mee? Maak dan gebruik van Cryptshare via https://bestand.gemeentebest.nl.

• Download het aanvraagformulier evenementenvergunning (PDF, 331.3 kB)

Beslistermijn

De aanvraagtermijn voor een evenement met een hoog risico is 26 weken. Dien uw aanvraag op tijd in. Zo zorgt u dat we deze op tijd in behandeling kunnen nemen. Wijkt u af van de 26 weken, dan is er te weinig tijd voor de behandeling en het bieden van rechtsbescherming. 

Prijs

Kosten per soort vergunning/heffing

Type vergunning/ heffing	Prijs
Evenementenvergunning hoog risico	€ 10.654,-
Per dag dat het evenement langer duurt dan 1 dag, extra leges	€ 1.204,90

Stroom, water, e.d.

Voorzieningen zoals stroom, water, afvoer voor toilet enzovoort moet u in principe zelf regelen. Als u echt gemeentelijke voorzieningen wilt gebruiken, dan moet u dit in de aanvraag aangeven.

Verkeersregelaars

Wilt u verkeersregelaars inzetten bij uw evenement? Lees dan het infoblad Verkeersregelaars bij evenementen. (PDF, 124.9 kB) Hierin staat wanneer verkeersregelaars nodig zijn, wat er in een verkeersplan moet staan, enzovoort.

Vragen?

• Stuur een e-mail naar vergunningen@gembest.nl of bel naar telefoonnummer 14 0499.
• U kunt ook een afspraak maken met een van de medewerkers via vergunningen@gembest.nl. Graag in de e-mail uw naam, telefoonnummer, aard/locatie en datum evenement vermelden.

Veilig e-mailen

Om veilig vertrouwelijke informatie of grote bestanden te kunnen delen, gebruiken we Cryptshare. Wilt u vertrouwelijke informatie of grote bestanden met ons delen? Maak dan gebruik van https://bestand.gemeentebest.nl.