Evenement organiseren

Wilt u een evenement organiseren? Kleine evenementen kunt u soms vergunningvrij organiseren. In andere gevallen heeft u een evenementenvergunning nodig.

Direct regelen

Voor de organisatie van evenementen kunnen nog coronamaatregelen gelden. Kijk voor de actuele maatregelen op de website van de Rijksoverheid. Komt u er niet uit, neem dan contact met ons op.

Vergunningvrije evenementen

Gaat u een klein evenement organiseren? In sommige gevallen heeft u geen vergunning nodig. In de Algemene plaatselijke verordening Best (Apv) is hiervoor in artikel 2:25a een regeling opgenomen. 

Organiseert u een evenement dat aan al deze voorwaarden (PDF, 374.0 kB) voldoet? Dan is het enige wat u moet doen de gemeente hiervan minimaal 2 weken van tevoren op de hoogte stellen. Vertel ons wat het evenement inhoudt, waar het is en geef de naam en telefoonnummer van degene die tijdens het evenement aanwezig is door. Deze persoon moet meerderjarig zijn. Dit kan per mail naar vergunningen@gembest.nl.

Overige vergunningen

Bij het organiseren van een evenement zijn soms nog meer vergunningen of ontheffingen van de gemeente nodig. Lees in het volgende rijtje wat u mogelijk nodig heeft voor uw evenement:

  • Begint uw evenement op zondag voor 13.00 uur? Dan heeft u een ontheffing van de zondagswet nodig. Stuur hiervoor een mail aan vergunningen@gembest.nl.
  • Schenkt u bedrijfsmatig en tegen betaling alcohol buiten een inrichting die een Drank- en horecavergunning heeft? Dan heeft u een tijdelijke ontheffing nodig op grond van artikel 35 Drank- en horecawet. Duurt het evenement langer dan 12 aaneengesloten dagen? Dan heeft u een Drank- en horecavergunning nodig.
  • Plaatst u een tent of podium in de buitenlucht voor meer dan 150 personen? Dan moet u een melding Brandveilig gebruik overige plaatsen indienen.
  • Vindt uw evenement plaats in een bestaand gebouw? Controleer het aantal toegestane personen volgens de gebruiksmelding of -vergunning brandveilig gebruik. Heeft u geen gebruiksmelding of -vergunning voor het gebruik dan moet u dit aanvragen
  • Organiseert u een (sport)festiviteit in of bij een accommodatie waarbij de reguliere geluidsnormen van het Activiteitenbesluit worden overschreden? Dan doet u een kennisgeving ontheffing geluidsnormen. Hierbij kunt u ook aangeven als de accommodatieverlichting van de sportaccommodatie na 23.00 uur aanblijft.
  • Is de accommodatie die u gebruikt langer open dan de reguliere openingstijden van de inrichting? Dan moet u een ontheffing openingstijden aanvragen.

Evenementenvergunning aanvragen

Voldoet uw evenement niet aan de voorwaarden van een vergunningvrij evenement? Vraag dan een vergunning aan.

Stelde u vast welke vergunningen, ontheffingen of meldingen u nodig heeft? Dan kunt u online de Evenementenvergunning aanvragen, inclusief de nodige andere vergunningen, ontheffingen of meldingen. De bijlagen die nodig zijn voor een aanvraag kunt u ook digitaal versturen. Let erop dat u van tevoren alle bijlagen digitaal beschikbaar heeft.

Invullen van het formulier duurt 15 tot 30 minuten. Bij het invullen van het online aanvraagformulier verloopt de sessie na 15 minuten van inactiviteit. U kunt uw ingevulde gegevens opslaan en later verder gaan. Het advies is om eerst alle nodige informatie te verzamelen. Komt u er niet uit? Neem dan telefonisch contact op via 14 0499. Dan helpen we u persoonlijk.

Wat heeft u vooraf nodig?

Wanneer u zich goed voorbereidt, kan het schelen in de tijd dat nodig is om het formulier in te vullen. Wat u precies nodig heeft verschilt per evenement. Het type evenement bepaalt namelijk welke informatie en bijlagen nodig zijn. Hieronder een lijst.

  • Een geldig DigiD login voor particulieren of eHerkenning login voor organisaties. Invullen zonder login is mogelijk;
  • Gegevens van de invuller en van minstens één contactpersoon voor het evenement (kan dezelfde persoon zijn);
  • Volledige en juiste informatie over het evenement. Denk aan een omschrijving, data en tijd, opbouw/afbouw, locatie, verwacht aantal bezoekers, drankverstrekking, objecten, faciliteiten en meer;
  • Een duidelijk draaiboek met veiligheidsparagraaf, situatieschets/situatietekening, plattegrond en routekaart als dat van toepassing is;
  • Een duidelijk verkeersplan, veiligheidsplan, medisch plan en geluidsplan als dat van toepassing is;
  • Een duidelijk plattegrond/situatietekening, constructieberekening/tekening podia als dat van toepassing is;
  • Keuringsbewijzen, certificaten, tentboek van bouwsels, tenten, attracties als dat van toepassing is;
  • Een verklaring Sociale Hygiëne en kopie identiteitsbewijs per leidinggevende als dat van toepassing is;
  • De namen van organisaties voor beveiliging en EHBO als dat van toepassing is.

Let op! Inwoners en ondernemers in Hoge Akker, Speelheide en De Leeuwerik kunnen te maken krijgen met andere regels uit de Apv, omdat in dit gebied een omgevingsplan geldt. Bekijk de uitgebreide informatie over de regels uit het Omgevingsplan Hoge Akker, Speelheide en De Leeuwerik.

Direct regelen

Beslistermijnen

Voor een evenementenvergunning gelden er aanvraagtermijnen. Dat is vanaf 12 weken voor evenementen met een laag risico, tot 26 weken voor evenementen met een gemiddeld of verhoogd risico. Dien uw aanvraag op tijd in. Zo zorgt u dat we deze in behandeling kunnen nemen. Wijk je af van de 12 of 26 weken, dan is er te weinig tijd voor de behandeling en het bieden van rechtsbescherming. Om de aanvraagtermijn te bepalen, moet u een risicoanalyse (PDF, 24.7 kB) van het evenement doen.

Evenementenkalender

Meld voor 1 oktober van elk jaar uw evenement voor het daaropvolgende jaar. Dit doet u door een mail te sturen naar vergunningen@gembest.nl. Vermeld de naam van het evenement, de omschrijving, de exacte locatie en de datum of data. Het melden van uw evenement is van groot belang indien er meerdere gegadigden zijn voor een evenement op dezelfde locatie op hetzelfde moment. Het op tijd melden van uw evenement is ook van belang als het bestemmingsplan een maximaal aantal evenementen toestaat. Kijk voor meer informatie in het Evenementenbeleid gemeente Best 2019.

Prijs

De kosten hangen samen met de risico’s die aan uw evenement zijn verbonden. Deze stelt u vast met de risicoscan (PDF, 24.7 kB) van het evenement.

Kosten per soort vergunning/heffing
Type vergunning/ heffing Kosten
Evenementenvergunning
  • Evenement met een verhoogd risico:  € 9.539,35
  • Evenement met een gemiddeld risico: € 1.056,95
  • Evenement met laag risico: € 117,90
Artikel 35 ontheffing € 115,85
Brandveiligheid bestaand gebouw -
Kennisgeving incidentele (sport)festiviteit

-

Ontheffing van de Zondagswet € 28,70

Vragen?

Heeft u vragen over het online aanvragen of melden van evenementen? Dan kunt u een e-mail sturen naar info@gemeentebest.nl of bellen naar telefoonnummer 14 0499. U kunt ook een afspraak maken met een van de medewerkers van vergunningen via vergunningen@gembest.nl. Graag in de e-mail uw naam, telefoonnummer, aard/locatie en datum evenement vermelden.

Veilig e-mailen

Om veilig vertrouwelijke informatie of grote bestanden te kunnen delen gebruiken we Cryptshare. Wilt u vertrouwelijke informatie of grote bestanden met ons delen? Maak dan gebruik van https://bestand.gemeentebest.nl.