A-evenement
Voor een A-evenement is een evenementenvergunning nodig. Dit komt omdat dit evenement een laag risico geeft voor bezoekers, de omgeving of het verkeer. Een vergunning voor een A-evenement vraagt u minimaal 12 weken van tevoren aan.
Invullen van het formulier duurt 15 tot 30 minuten. Bij het invullen van het online aanvraagformulier verloopt de sessie na 15 minuten van inactiviteit. U kunt uw ingevulde gegevens opslaan en later verder gaan. Het advies is om eerst alle nodige informatie te verzamelen. Komt u er niet uit? Neem dan telefonisch contact op via 14 0499. Dan helpen we u persoonlijk.
Let op! Organiseert u voor het eerst een evenement in Best? Stuur dan eerst een e-mail naar vergunningen@gembest.nl. Dan plannen we graag een kort intakegesprek met u in.
Voorwaarden
De gemeente beoordeelt uw evenement aan de hand van een behandelscan. Dit is een regionaal vastgesteld model waarbij we kijken naar de activiteit, het publiek en de locatie. Op basis hiervan bepalen we het risico en de regels voor uw evenement. Bekijk het volledige evenementenbeleid op Overheid.nl (Deze link gaat naar een externe website).
Vooraf nodig
- DigiD voor particulieren of eHerkenning voor organisaties. Invullen zonder login is mogelijk
- Gegevens van de invuller en van minstens één contactpersoon voor het evenement (kan dezelfde persoon zijn)
- Volledige en juiste informatie over het evenement. Denk aan een omschrijving, data en tijd, opbouw/afbouw, locatie, verwacht aantal bezoekers, drankverstrekking, objecten, faciliteiten en meer
- De namen van organisaties voor beveiliging en EHBO (als dit van toepassing is)
Meesturen met uw online aanvraag
U moet het volgende online meesturen zodat de gemeente uw aanvraag kan behandelen:
- Draaiboek met veiligheidsparagraaf (PDF, 221.4 kB)
- Situatietekening van de locatie (op schaal of met maten)
- Veiligheidsplan (Deze link gaat naar een externe website)
- Verkeersplan en verkeerstekening (PDF, 124.9 kB)
- Medisch plan (volgens de veldnorm evenementzorg) (Deze link gaat naar een externe website)
- Geluidsplan (met alle geluidsbronnen en volumes)
- Beveiligingsplan (met aantallen, taken en inzet)
- Constructieberekeningen (bijvoorbeeld voor een podium)
- Keuringsbewijzen, certificaten, tentboek of certificaten
- Verklaring Sociale Hygiëne
- Wanneer er een tent is voor meer dan 150 personen: tenttekening (Deze link gaat naar een externe website)
- Wanneer er een route gevolgd wordt: routekaart
- Wanneer er alcohol geschonken wordt: een kopie identiteitsbewijs leidinggevende
Let op! Inwoners en ondernemers in Hoge Akker, Speelheide en De Leeuwerik kunnen te maken krijgen met andere regels uit de APV, omdat in dit gebied een omgevingsplan geldt. Bekijk de uitgebreide informatie over de regels uit het Omgevingsplan Hoge Akker, Speelheide en De Leeuwerik.
Stroom, water en dergelijke
Voorzieningen zoals stroom, water, afvoer voor toilet enzovoort moet u in principe zelf regelen. Als u echt gemeentelijke voorzieningen wilt gebruiken, dan moet u dit tegelijk met uw aanvraag melden. U krijgt daarvan apart bericht.
Verkeersregelaars
Wilt u verkeersregelaars inzetten bij uw evenement? Lees dan het infoblad Verkeersregelaars bij evenementen. (PDF, 124.9 kB) Hierin staat wanneer verkeersregelaars nodig zijn, wat er in een verkeersplan moet staan, enzovoort.
Materialen lenen bij de gemeentewerf
Als u een evenement organiseert in de openbare ruimte, kunt u drang- of afzethekken lenen bij de gemeentewerf. Ook kan de gemeente voor het evenement grote objecten (zoals bloembakken) in de openbare ruimte verplaatsen. Informatie over het aanvragen en de kosten hiervan vindt u op de pagina Materialen lenen bij de gemeentewerf.
Procedure
Als uw aanvraag minimaal 12 weken voor het evenement is ingediend, proberen wij 6 weken voor het evenement een besluit te nemen. Bij een te late aanvraag kunnen wij de vergunning niet op tijd behandelen. Er is dan ook geen volledige rechtsbescherming. Als u het niet eens bent met het besluit, kunt u binnen 6 weken bezwaar maken.
Kosten
| Type vergunning of heffing | Kosten |
|---|---|
| Evenementenvergunning laag risico | € 141,00 |
| Artikel 35 ontheffing | € 138,30 |
| Ontheffing van de Zondagswet | € 34,30 |
Hulp bij de online aanvraag
Heeft u moeite met het invullen van de online formulieren? Bezoek dan het formulierenspreekuur van LEVBest (Deze link gaat naar een externe website). U mag ook telefonisch contact opnemen met de gemeente via 14 0499.
Veilig e-mailen
Om veilig vertrouwelijke informatie of grote bestanden te kunnen delen, gebruiken we Cryptshare. Wilt u vertrouwelijke informatie of grote bestanden met ons delen? Maak dan gebruik van https://bestand.gemeentebest.nl (Deze link gaat naar een externe website).
Twijfelt u over het soort evenement?
Elke 2 weken is er een evenementenoverleg. Dit overleg is op dinsdag van 10.00 tot 11.00 uur. Hierbij zijn adviseurs van de gemeente en de hulpdiensten aanwezig. Wilt u hierbij aansluiten? Meld dit dan via vergunningen@gembest.nl.
Vragen?
Heeft uw vragen over een evenement? Neem dan tijdens kantooruren telefonisch contact op via 14 0499 of stuur een e-mail naar vergunningen@gembest.nl.